آبان نیوز انتشار آخرین خبرهای سیاسی اقتصادی اجتماعی ورزشی فناوری در آبان نیوز
به گزارش دپارتمان اخبار اقتصادی پایگاه خبری آبان نیوز ،
با توجه به اینکه بیشتر ما بیشتر از خانه کار می کنیم، امنیت آنلاین یک نگرانی بزرگتر از همیشه برای مشاغل است. شرکت امنیتی Zivver می‌گوید، اما به جای حملات چشمگیر از منابع خارجی، 90 درصد از نقض‌های داده‌ها در واقع ناشی از خطای انسانی است. حواس پرتی در محل کار (چه در خانه و چه در محل کار) از جمله عواملی است که باعث ایجاد خطاهایی می شود که می تواند منجر به این نقض داده ها شود. ما از سه کارشناس در مورد مسائلی که می‌توانند بهره‌وری را مختل کنند، تمرکز کارمندان را مختل کنند و امنیت را به خطر بیندازند – و نحوه کاهش آنها سؤال کردیم.
بار بیش از حد ارتباطات
شرکت‌های فناوری ابزارهای متعددی را برای کمک به ما در برقراری ارتباط ابداع کرده‌اند – اما وقتی صحبت از تمرکز و بهره‌وری به میان می‌آید، می‌توانند مانع و کمک کنند.
جس سالامانکا مربی کسب‌وکار و کارشناس بهره‌وری می‌گوید: «تکنولوژی ارتباطات را سریع‌تر، کارآمدتر و در دسترس‌تر میکند و به مردم از سراسر جهان اجازه می‌دهد با هم کار کنند – اما در طول مسیر حواس‌پرتی‌های زیادی ایجاد میکند. باز بودن چندین برگه، جابجایی بین پلتفرم های ارتباطی، ندانستن نحوه استفاده صحیح از این ابزارها… همه اینها به معنای پرت شدن حواس افراد است. تمرکز مجدد روی یک کار پس از جابجایی از یک کار به دیگری، ممکن است تا 23 دقیقه طول بکشد. اگر رمز عبور خود را فراموش کنید، یا در تلاش برای یافتن سند مناسب هستید، تمرکز شما ممکن است مختل شود – و زمانی که این اتفاق چندین بار در طول روز بیفتد، زمان زیادی تلف می‌شود.
در واقع، یک نظرسنجی جامع چندملیتی توسط Zivver نشان داد که 98٪ از کارمندان خواهان آزادی تمرکز هستند. برای کاهش تعداد وقفه‌هایی که کارمندان تجربه می‌کنند، مشاور امنیت سایبری و متخصص امنیت خبره، جیمز بور توصیه میکند که فناوری خود را ساده‌سازی کنید.
Bore می‌گوید: «به جای اینکه آنها را روی هم انباشته کنید، به دقت به ابزارهایی که استفاده می‌کنید فکر کنید. داشتن یک ایمیل و یک پلت فرم پیام فوری کاملا منطقی است، چه در خانه کار کنید و چه در محل کار – اما داشتن پنج پلت فرم ارتباطی متفاوت منطقی نیست. آنچه را که استفاده می‌کنید تمیز، کارآمد و محدود به چیزی که واقعاً برای آن استفاده می‌کنید، حفظ کنید، نه اینکه اجازه دهید گسترش یابد و رشد کند.»
فشار برای پاسخگویی
در عصر رضایت آنی، همه ما انتظار داریم که به پیام‌هایمان پاسخ سریع بدهیم. مطالعات نشان داده‌اند که محتمل‌ترین زمان پاسخ‌دهی به ایمیل فقط دو دقیقه است، در حالی که نیمی از پاسخ‌دهندگان در عرض یک ساعت پاسخ خواهند داد – و با ابزارهای ارتباطی فوری، فشار برای پاسخ‌دهی سریع می‌تواند حتی بیشتر شود.
Bore می‌گوید: «یکی از لذت‌های ایمیل این است که می‌توانم پیامی بفرستم، و شما می‌توانید زمانی که دوست داشتید پاسخ دهید. اما وقتی به پلتفرم‌هایی نگاه می‌کنید که در زمان واقعی‌تر هستند، انگیزه‌ای برای پاسخ فوری وجود دارد. مثل این است که کسی پشت سر شما راه می رود و هر پنج دقیقه به شانه شما ضربه می زند.”
سالامانکا می افزاید: «ما بهترین کار خود را زمانی انجام می دهیم که تا حد امکان حواس پرتی وجود داشته باشد. کیفیت کاری که انجام می دهید زمانی که تمرکز شما قطع می شود بسیار کاهش می یابد و به نوبه خود می توانید اشتباهات بیشتری مرتکب شوید.
پاسخ این است که یا تمام ارتباطات خود را در یک خروجی ادغام کنید – ترجیحاً یک خروجی ناهمزمان، مانند ایمیل – یا زمانی که نیاز به تمرکز دارید، اعلان ها را به طور کامل خاموش کنید.
به خودتان اجازه می‌دهید که با کار جدید یا ایمیل‌هایی که وارد می‌شوند، حواس‌تان پرت نشود و دچار آشفتگی نشوید، به این معنی است که مغز شما روی کار در حال انجام متمرکز می‌ماند، و کمتر احتمال دارد اشتباه کنید – مانند ارسال ایمیل به شخص اشتباهی چون ال بالدری، استراتژیست سیستم می گوید که درباره آنها فکر می کنم. اگر به خود اجازه دهید وقت خود را صرف کنید و کارها را به درستی انجام دهید – یا از کارفرمای خود بپرسید که آیا مشکلی نیست که اعلان‌ها را برای مدتی خاموش کند تا بتوانید روی یک چیز کار کنید، به جای 30 مورد در آن واحد – شادتر و سازنده تر.»
استرس امنیتی
از قضا، نگرانی در مورد پروتکل های امنیتی به خودی خود می تواند به اندازه کافی حواس را پرت کند و باعث اشتباه شود – به خصوص در محل کار که ابزارهای متعدد به معنای چندین فرآیند برای به خاطر سپردن است.
بور می‌گوید: «این یکی از آن توازن‌های آزاردهنده در امنیت است، زیرا ما می‌خواهیم مردم از عواقب این چیزها آگاه باشند – اما شما می‌توانید در آن زیاده روی کنید. «اگر به مردم بگویید که اگر حتی کوچکترین اشتباهی را مرتکب شوند عواقب وحشتناکی در پی خواهد داشت، از تلاش برای کنترل آن دست می کشند و امنیت را نادیده می گیرند، زیرا به آنها آموزش داده شده است که هر کاری انجام دهند، اتفاقات بدی خواهد افتاد. بنابراین فشار بیش از حد بر پیام‌های منفی عواقبی دارد.»
برای مبارزه با عامل ترس، کارفرمایان باید مطمئن شوند که از سیستم های خود در برابر خطای انسانی محافظت می کنند، با یک پلت فرم ارتباطی امن مانند Zivver، و کارکنان پشتیبانی در استفاده از آن – به خصوص اگر اشتباه کنند (و 62٪ از کارمندان مورد بررسی اعتراف می کنند که ایجاد خطاهای ایمیل اخیر).
بالدری می‌گوید: «مهم است که به کارکنان اعتماد به نفس بدهیم تا سیستم‌هایی را که در دست دارند کار کنند، و این اعتماد به نفس را بدهیم که بگویند به کمک نیاز دارند یا به نحوی از کار افتاده‌اند، بدون عواقب مهم». «شما می‌خواهید با ارائه یک نرم‌افزار که زندگی را برایشان آسان‌تر میکند و خطاهای انسانی را تا جایی که امکان دارد، از بین می‌برد، مطمئن شوید که شما از آنها حمایت کرده‌اید. شما هرگز 100٪ از شر آن خلاص نخواهید شد – اما اقداماتی وجود دارد که می توانید برای بهبود گسترده وضعیت انجام دهید.
کار بیش از حد
اشتباهات ناشی از خطای انسانی اغلب به دلیل بارگذاری بیش از حد و داشتن ضرب‌الاجل‌های تنگاتنگ است، به این معنی که افراد به سادگی زمان کافی برای تمرکز بر مشاغل و پروتکل‌های امنیتی خود را ندارند.
Bore می‌گوید: «هر چه وظایف بیشتری داشته باشید، سریع‌تر می‌خواهید از آنها عبور کنید. “امنیت به نفع این است که بدانید وقتی یک کار انجام شد، می توانید ادامه دهید.”
بالدری می افزاید: «اگر عجله داشته باشم و در حال حرکت باشم، تکمیل خودکار من کار را به دست می گیرد و مردم از من گوبلدگو می گیرند. همچنین پیوست کردن سند اشتباه یا کپی کردن شخص اشتباه در ایمیل آسان است زیرا سه حرف اول نام او را تایپ می کنید، نرم افزار شما به طور خودکار فردی را از دفترچه آدرس شما انتخاب می کند و شما وقت ندارید آن را بررسی کنید.»
اگر کارمندان شاکی هستند که وقت کافی برای تمرکز روی امنیت ندارند، ممکن است نشانه آن باشد که بیش از حد کار کرده اند.
بالدری می گوید: «از خود بپرسید چرا کارمندان این اشتباهات را انجام می دهند. “آیا این به دلیل عامل ترس است: “اگر من این موضوع را از بین نبرم، دچار مشکل خواهم شد” و با عجله از طریق همه چیز؟ اگر چنین است، به یک حمله چند جانبه نیاز دارید، فناوری خود را مرتب کنید، بله – اما از کاربران شروع کنید.
ابزار ناکافی
اشتراک‌گذاری ناخواسته داده‌های حساس تقریباً 74 درصد از نشت داده‌ها را به خود اختصاص می‌دهد (فایل اکسل) – و اگر این امر آشنا به نظر می‌رسد، استفاده از ابزارهای ارتباطی امن خروجی که کارکنان شما می‌توانند به آنها اعتماد کنند باید در اولویت باشد.
Bore می‌گوید: «اگر صفحه‌گسترده حقوق و دستمزد را ارسال می‌کنید، و ساعت سه بعدازظهر پنجشنبه است، به راحتی می‌توانید به‌طور تصادفی «همه کارکنان» را به جای «تمام امور مالی» در خط دریافت‌کننده تایپ کنید. “این تقصیر افراد درگیر نیست، زیرا وظیفه آنها ارسال اطلاعات است – اگر شخصی می تواند به طور تصادفی یک سند حساس را برای شخص اشتباهی یا برای افراد خارج از شرکت ارسال کند، باید به کنترل های خود در مورد ایمیل نگاه کنید.”
ابزارهای ارتباطی که برای هدف مناسب نیستند همچنین می‌توانند کارمندان را مجبور به استفاده از سایت‌های شخص ثالث تایید نشده‌ای کنند که عملکرد بهتری دارند، که می‌تواند یکی دیگر از دلایل نشت ناخواسته داده‌ها باشد.
بالدری می‌گوید: «اگر از ابزار بهره‌وری استفاده می‌کنید که با GDPR و قانون حفاظت از داده‌ها مطابقت ندارد، به‌طور غیرقانونی از آن استفاده می‌کنید و اصلاً تحت پوشش آن نیستید». “پس اگر کسی شکایت کند، شما مقصر هستید.”
Bore می‌افزاید: «به‌عنوان مثال، مجبور کردن افراد به استفاده از سایت‌های انتقال تایید نشده برای ارسال اسناد بزرگ به دلیل اینکه ایمیل شما به آنها پاسخ نمی‌دهد، یک خطر امنیتی بزرگ است. اما استفاده از ابزارهایی مانند Zivver، که از نشت داده‌ها مانند اینها جلوگیری میکند – که به درستی توسط یک تیم امنیتی مستقر و مدیریت می‌شوند – تفاوت بزرگی ایجاد خواهد کرد.
اکنون ارتباطات دیجیتال خود را ایمن کنید. برای اطلاع از اینکه Zivver چگونه می تواند کمک کند، اینجا را کلیک کنید
این خبر از خبرگزاری های بین المللی معتبر گردآوری شده است و سایت اخبار امروز آبان نیوز صرفا نمایش دهنده است. آبان نیوز در راستای موازین و قوانین جمهوری اسلامی ایران فعالیت میکند لذا چنانچه این خبر را شایسته ویرایش و یا حذف میدانید، در صفحه تماس با ما گزارش کنید.
