“کار ترکیبی به رهبران مدرن نیاز دارد”: بنابراین قوانین جدید برای مدیران مشاغل کوچک و متوسط ​​چیست؟ | کار را به نتیجه برسانید

در دفتر، از راه دور، کار از خانه، ترکیبی، میز کار گرم، فضای کاری مشترک و زمان‌بندی ناهمزمان. روشی که بسیاری از ما کار می کنیم اکنون متنوع تر و انعطاف پذیرتر از همیشه است.

اما رهبری یک نیروی کار پراکنده نیازمند مهارت‌ها، سبک‌ها و رویکردهای جدیدی از آن‌هایی است که ممکن است در گذشته مؤثر واقع شده باشند – برای مثال، مهارت‌هایی برای کمک به افراد در جهت رفاه و مدیریت سطح انرژی آنها به جای مدیریت صرف زمان.

مدیران و صاحبان مشاغل نیز با انبوهی از سؤالات و معضلات جدید روبرو هستند، به عنوان مثال:

• چگونه می توان سطح مناسبی از اقتدار و لحن را برای یک محل کار ترکیبی ایجاد کرد

• چگونه می توان بین نیاز به نظارت بر بهره وری و کارایی یک تیم با نیاز به احترام به حریم خصوصی و سبک های کاری ترجیحی آنها تعادل برقرار کرد.

• چگونه اعتماد، همدلی و درک را تقویت کنیم.

بخشی از مشکل این است که برای بسیاری از مشاغل، تغییر به ترتیبات کاری کاملاً متفاوت در بحبوحه همه‌گیری کووید رخ داد. ویکتوریا لوئیس استفنز، یکی از بنیانگذاران United Culture، آژانسی متخصص در تجربه کارمندان، رهبری و مشارکت استعدادها، خاطرنشان می کند: «بیشتر کسب و کارها ترکیبی را در نقطه بحران پذیرفتند. “قرار دادن گچ های چسبنده روی چیزهایی که برای این شیوه کار تنظیم نشده اند کارساز نخواهد بود – اکنون زمان آن است که در مورد پایدار کردن این تغییر جدی باشیم.”

رهبری به جای فرماندهی و کنترل

رویکرد متفاوت به مدیریت که اکنون مورد نیاز است، به جای فرماندهی و کنترل، تأکید بیشتری بر رهبری دارد. رابرت اوردور، دکتر اروپایی در فرهنگ محل کار و کارشناس تشخیص کارمندان، OC Tanner، توضیح می‌دهد: «مدل‌های کاری ترکیبی به رهبران مدرنی نیاز دارند که با شفقت رهبری کنند و بیشتر شبیه مربیان عمل کنند تا رئیس. رهبران مدرن از تیم‌های خود دفاع می‌کنند، به آنها کمک می‌کنند تا توسعه یابند، آنها را به رسمیت می‌شناسند و سخت کار می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که آنها احساس می‌کنند عضوی از یک تیم نزدیک هستند.»

نیک هدرمن، مدیر ارشد گروه تجاری مدرن کار در مایکروسافت انگلستان، این مهارت ها را به مربیگری تشبیه می کند: «ما مدیران را برای مدل سازی انعطاف پذیری، رفاه و مراقبت از خود آموزش می دهیم. مانند یک مربی عمل کنید، به کارکنان کمک کنید اولویت‌ها را تعیین کنند، موانع را از بین ببرید، و برای کمک به کارمندان در یافتن راه‌حل سؤال بپرسید. و به نیازهای منحصر به فرد کارکنان در داخل و خارج از محل کار توجه کنید.»

وصل کنید و شفاف سازی کنید

یکی از مهارت‌های کلیدی که مدیران مدرن به آن نیاز دارند، توانایی ایجاد تیم‌های نزدیک به هم است، حتی اگر اعضای تیم همیشه از نظر فیزیکی با هم نباشند. طبق گفته Ordever، رهبران مدرن باید “اتصال دهنده” موثر باشند. “این بدان معنی است که آنها بر یافتن راه هایی برای اتصال تیم های خود به اهداف سازمانی، دستاوردها و یکدیگر تمرکز می کنند.” این موضوع برای صاحبان مشاغل کوچک و متوسط ​​بی شماری که در چند سال گذشته تیم های راه دور را استخدام کرده اند، بیشتر مرتبط می شود.

آنها همچنین به مهارت هایی برای مدیریت تنش هایی نیاز دارند که ترتیبات کاری جدید می تواند ایجاد کند. سر گیلت، مربی کسب و کار و مالک شرکت اجتماعی موبو، که از کارآفرینان زن حمایت می‌کند، می‌گوید: «بسیاری از کارگران از راه دور نسبت به نحوه کار آنلاین و نظارت بر آنها استرس بیشتری دارند. مهم است که دستورالعمل‌های واضحی در مورد آنچه از تیم خود انتظار دارید تنظیم کنید و به طور منظم برای نظارت بر پیشرفت بررسی کنید.

“همیشه به خاطر داشته باشید که چرایی را در میان بگذارید – این به افراد کمک می کند تا این چشم انداز بزرگ را در ذهن داشته باشند و احساس نکنند که به روشی وظیفه محور مدیریت می شوند.”

مراقب “پارانویای بهره وری” باشید

بر اساس آخرین داده‌های شاخص روند کار مایکروسافت، که توسعه کار هیبریدی را از زمان شروع همه‌گیری ردیابی کرده است، تنها 12 درصد از رهبران به کارآمد بودن تیمشان اطمینان کامل دارند. هدرمن توضیح می‌دهد: «این در تضاد کامل با ۸۷ درصد از کارمندانی است که گزارش می‌دهند در محل کار بهره‌ور هستند – روندی که ما از آن به عنوان «پارانویای بهره‌وری» یاد می‌کنیم.

او آن را به عدم دید نسبت می دهد. او می‌گوید: «بسیاری از رهبران و مدیران، نشانه‌های بصری قدیمی را در مورد معنای مولد بودن از دست می‌دهند، زیرا نمی‌توانند «ببینند» چه کسی در محل کار در یک تجارت شلوغ سخت کار می‌کند. مالکان و مدیران کسب‌وکارهای کوچک‌تر باید از نگرانی در مورد اینکه آیا افرادشان به اندازه کافی کار می‌کنند یا خیر، به سمت کمک به آنها بر روی کاری که مهم‌ترین آن است تمرکز کنند… انرژی خود را بر کمک به آنها برای اولویت‌بندی کار مناسب برای افزایش بهره‌وری متمرکز کنید.»

در واقع، گزارش شاخص روند کار نشان داد که 81٪ از کارکنان مورد بررسی گفتند که مهم است که مدیران آنها به آنها کمک کنند تا حجم کاری خود را اولویت بندی کنند، اما کمتر از یک سوم (31٪) گفتند که مدیران آنها تا به حال راهنمایی های واضحی را در طول ملاقات یک به یک ارائه داده اند.

علاوه بر این، پارانویای بهره وری می تواند با ممانعت از کار افراد، خود ویرانگر باشد. هدرمن می‌گوید: «از آنجایی که کارکنان فشار می‌آورند تا ثابت کنند که کار می‌کنند، فشار دیجیتالی در حال افزایش است – با 48 درصد از کارمندان و 53 درصد از مدیران گزارش می‌دهند که قبلاً در محل کارشان از کار افتاده‌اند».

اهمیت بهزیستی

صاحبان مشاغل کوچک مدرن نیز باید نسبت به رفاه کارکنان هوشیارتر باشند. آنها نه تنها کمتر تیم خود را به صورت حضوری می بینند، بلکه کار از خانه مرزهای بین کار و خانه را محو می کند که می تواند منجر به مشکلاتی مانند فرسودگی شغلی نیز شود. علاوه بر این، می تواند احساس انزوا را نیز تقویت کند.

در حالی که در گذشته این نگرانی ها در بهترین حالت ممکن بود ثانویه باشند، اکنون بسیاری از فناوری های محل کار آنها را در اولویت قرار می دهند. به عنوان مثال، Microsoft Viva Insights کارمندان را قادر می‌سازد تا نیازهای رفاهی خود را رسمی کنند، و این امکان را فراهم می‌کند که کارهای بعد از ساعت کاری خود را پیگیری کنند، زمان تمرکز را مسدود کنند و با تمرین‌های تمرکز حواس در رفت و آمد مجازی پایان دهند.

ژیلت می‌گوید: «توسعه شیوه‌ها یا فرآیندهایی که به شما کمک می‌کند با افراد همدلانه مربیگری کنید و با آنها برخورد کنید، واقعاً مهم است. «شما می‌خواهید مطمئن شوید که شخصی که با او سر و کار دارید احساس می‌کند شنیده شده و درک می‌شود، اگر چیزی را که تجربه می‌کند به اشتراک گذاشته باشد.

همچنین مهم است که این مکالمات را با تشریح واضح هر اقدامی که در نتیجه انجام خواهد شد، رها کنیم.»

انعطاف پذیری پایدار

هدرمن تاکید می‌کند که انعطاف‌پذیری اینجاست. او می‌گوید: «ادامه حمایت و سرمایه‌گذاری در کار ترکیبی ممکن است یک انتخاب به نظر برسد، اما واقعیت این است که کسب‌وکارهای کوچک و متوسط ​​هنوز در یک بازار استعداد فوق‌العاده فشرده فعالیت می‌کنند. «انعطاف‌پذیری یک ویژگی است، نه یک مد و شیوه‌های رهبری در سال 2019 با نیروی کار توزیع‌شده به‌صورت دیجیتالی قابل شستشو نیست.»

به این ترتیب، پرورش آن و حفظ آن یک عامل کلیدی در انعطاف پذیری کسب و کار خواهد بود. هدرمن می افزاید: «ما معتقدیم که کارکنان پرانرژی و توانمند، کلید یک مزیت رقابتی بادوام برای هر کسب و کاری هستند.

علاوه بر مهارت‌ها و سبک‌های جدید، ابزارهایی نیز وجود دارند که می‌توانند به رهبران در مدیریت ترتیبات کاری جدید با کاهش موانعی که ممکن است با کار از راه دور یا ناهمزمان به وجود بیاید، کمک کنند. به عنوان مثال، Microsoft 365 Business Premium – که برنامه های بهره وری شرکت را با خدمات مبتنی بر ابر، مانند ذخیره سازی ایمیل و فایل، مدیریت دستگاه و امنیت پیشرفته ترکیب می کند – شامل ویژگی های عملی مانند پیام های ویدیویی برای اطمینان از اینکه مردم می توانند لحن مناسبی را ارائه دهند، می باشد. آنچه گفته می‌شود، توانایی ضبط جلسه و تولید رونوشت‌هایی برای مرور افراد در آینده، برنامه‌ریزان برای ارائه شفافیت در مورد وظایف، و توانایی ارسال چت‌ها و ایمیل‌های تاخیری.

توسعه حرفه ای مستمر کارکنان از راه دور یا مستقر در دفتر نیز باید برای صاحبان مشاغل کوچک که به دنبال حفظ کارکنان هستند، اولویت باشد. همانطور که گزارش شاخص روند کار نشان داد، 76٪ از کارمندان می گویند که اگر بتوانند از پشتیبانی یادگیری و توسعه بهره مند شوند، مدت بیشتری در یک شرکت می مانند. وقتی صحبت از ارائه محتوای یادگیری به تیم های ترکیبی می شود، فناوری می تواند نقش مهمی ایفا کند. به عنوان مثال، Microsoft Viva Learning کارمندان و مدیران را به طور یکسان قادر می‌سازد تا به منابع ارائه‌شده توسط ارائه‌دهندگان داخلی یا شرکای خارجی دسترسی داشته باشند، به اشتراک بگذارند و از آنها یاد بگیرند.

کار ترکیبی نیز توسط Microsoft Outlook آسان‌تر شده است، و با گزینه‌ای برای اعلام حضور حضوری یا مجازی در جلسه و مکانیسم‌های تأیید اسنادی که نیاز به امضا دارند، در یک RSVP ارائه می‌شود. همچنین حاوی Microsoft Teams است، یک پلتفرم ارتباطی که کنفرانس ویدئویی و چت در محل کار را ارائه می‌کند، از جمله یک نوآوری مفید که با کمک دوربین‌های هوشمند، افراد را در یک اتاق تشخیص می‌دهد و نمایه‌های آنها را نشان می‌دهد تا افرادی که از راه دور شرکت می‌کنند با دریایی از چهره‌های ناشناخته مواجه نشوند.

مایکروسافت علاوه بر ابزارها و فناوری، توصیه ها و اطلاعات زیادی را برای کمک به مدیران ارائه می دهد که در مرکز منابع کسب و کار کوچک آن موجود است.

با فناوری کسب و کار مناسب، رهبران کسب‌وکار و تیم‌های آن‌ها ابزارهایی برای استفاده حداکثری از ترتیبات کاری جدید در اختیار دارند – و این می‌تواند به اندازه مهارت‌ها و سبک مدیریت مهم باشد. همانطور که لوئیس-استفنز خاطرنشان می کند: “کار ترکیبی به این معنی است که شما واقعاً باید افراد خود را بشناسید، درک کنید که چگونه می خواهند و به شما نیاز دارند تا از آنها حمایت کنید و فن آوری و سیستم ها را برای ایجاد ارتباطات یکپارچه در اختیار داشته باشید.”

روی هم رفته، توانایی کنترل همه این عوامل احتمالاً به طور فزاینده ای حیاتی خواهد بود. هدرمن می‌گوید: «داده‌های ما به ما نشان می‌دهد که نقش مدیر یا مالک بیش از هر زمان دیگری در محل کار ترکیبی مهم‌تر می‌شود.» «اگر صاحب یک شرکت کوچک هستید و اداره می‌کنید، آن مدیر ممکن است شما باشید، اما با رشد شما به مدیران بیشتری برای ایجاد فرهنگ برای کارمندان خود متکی خواهید شد.»

برای اطلاعات بیشتر در مورد دریافت فناوری و سیستم های مناسب برای SMB خود، به مرکز منابع کسب و کار کوچک و سایر مقالات این مجموعه در مورد چگونگی کاهش استرس ناشی از داشتن یک کسب و کار کوچک مراجعه کنید.