“توجه تکه تکه دشمن بهره وری است”: کسب و کارهای کوچک چگونه می توانند از ساده سازی فناوری خود سود ببرند | کار را به نتیجه برسانید

این یکی از طعنه‌های بزرگ زندگی مدرن است: فناوری که قرار بود به ما کمک کند بهتر کار کنیم، گاهی اوقات می‌تواند توانایی ما را برای تمرکز کاهش دهد. در حالی که اتصال دیجیتال به ما کمک کرده تا کارآمدتر کار کنیم، ادعاهای رقابتی بیشتری را نیز مورد توجه ما قرار داده است.

کریس تیلور، میزبان پادکست Oven Ready HR که در Personnel Today ارائه شده است، می گوید: «توجه تکه تکه دشمن بهره وری برای صاحبان مشاغل و کارگران است. وی خاطرنشان می کند که این امر عواقب جدی به خصوص برای کارکنان دارد. “این منجر به احساس دستیابی به اندک در روز می شود، که منجر به نارضایتی شغلی و در نهایت تمایل به ترک می شود.”

اما نیازی به معاوضه بین فناوری و بهره وری وجود ندارد. به هر حال، فناوری محل کار معمولاً برای آسان‌تر و کارآمدتر کردن زندگی طراحی شده است. نکته کلیدی این است که از مشکلات احتمالی آگاه باشید.

منحرف از کار عمیق

اولین قدم مفید این است که بین کار عمیق و کارهای کم عمق تمایز قائل شوید. کال نیوپورت، دانشیار علوم کامپیوتر در دانشگاه جورج تاون، چندین کتاب بسیار تحسین شده در رابطه بین فناوری و توجه پراکنده نوشته است. در «کار عمیق: قوانینی برای موفقیت متمرکز در دنیای پریشان»، نیوپورت کار عمیق را که از نظر شناختی می طلبد را با کار کم عمق کمتر تقابل می کند. اولی نیاز به تمرکز شدید دارد و تکرار آن سخت است، در حالی که دومی را می توان در حالی که حواسش پرت است انجام داد و تکرار آن آسان است. به گفته نیوپورت، کارکنان دانش به طور فزاینده ای زمان و توجه خود را صرف کارهای سطحی، مانند پرداختن به ایمیل، می کنند تا تلاش هایی که نیاز به تفکر عمیق دارند.

این می تواند یک مشکل خاص برای صاحبان SMB و کارمندان آنها باشد که اغلب مجبورند نقش های متعددی را پوشش دهند و از یک وظیفه به کار دیگر بپرند، که پیدا کردن زمان برای کار عمیق را دشوارتر می کند. این یک مسئله است زیرا این کار عمیق است که اغلب ارزش ایجاد می کند، به همین دلیل است که به طور مرتب با عبارات تقریباً جادویی از آن یاد می شود، مانند “پیدا کردن جریان خود” یا “ورود به منطقه”.

ساده سازی یک راه حل ساده است

بنابراین، اگر شما مالک یا مدیر یک کسب و کار کوچک یا متوسط ​​هستید که سعی می‌کنید فرهنگ کاری ایجاد کنید که حواس‌پرتی را به حداقل برساند و به مردم کمک کند کارهای مهم‌تری را انجام دهند، چه گزینه‌هایی وجود دارد؟

ایجاد محیطی که کار عمیق را تشویق می کند می تواند به سادگی تجمیع فناوری های تجاری فعلی باشد. تیلور می‌گوید: «برنامه‌ها و پلتفرم‌های زیاد اولویت‌بندی حجم کاری را برای کارمندان تقریباً غیرممکن می‌سازد، که منجر به احساس خستگی و فرسودگی می‌شود.»

«علاوه بر این، زمانی که پیام و فناوری تحویل باید با بسیاری از کانال‌های دیگر رقابت کند، انتشار اطلاعات و محتوای حیاتی بسیار دشوارتر می‌شود.» به عنوان مثال، این موارد ممکن است شامل ایمیل جداگانه، کانال های رسانه های اجتماعی، ویدئو کنفرانس، پلت فرم های پیام رسانی فوری، هشدارهای تلفنی، نظرات در مورد اسناد مشترک و تابلوهای اعلانات دیجیتال مشترک برای پروژه های اختصاصی باشد.

بنابراین ساده‌سازی یا تجمیع تعداد پلتفرم‌ها و برنامه‌هایی که کسب‌وکار شما استفاده می‌کند می‌تواند تحول‌آفرین باشد. این می تواند به معنای عدم جابجایی مداوم بین چندین برنامه در طول روز کاری باشد – و دیگر نیازی به به خاطر سپردن نام های کاربری و رمزهای عبور مختلف برای دسترسی به همه آنها نیست. تیلور می گوید: «چشم انداز فناوری ساده شده، همکاری و خلاقیت تیمی را به حداکثر می رساند. “[It] موارد ارتباطات داخلی ضعیف و تجربه کاربر نهایی را به حداقل می رساند، به افزایش بهره وری و رفاه کارکنان کمک می کند و از یک استراتژی کاری چابک و ترکیبی پشتیبانی می کند.

بیشتر با کمتر انجام دهید

ممکن است از این بیم داشته باشید که یکپارچه سازی پلتفرم های فناوری شما نیاز به تعمیرات اساسی دارد. از این گذشته، همه ما درباره پروژه‌های فناوری اطلاعات شنیده‌ایم که برای آسان‌تر کردن زندگی طراحی شده‌اند، اما در کوتاه‌مدت درد و اختلال ایجاد می‌کنند. با این حال، ادغام پلتفرم‌ها و برنامه‌هایی که کسب‌وکار شما از آنها استفاده می‌کند، اغلب می‌تواند به طرز شگفت‌آوری ساده باشد، زمانی که شامل حذف چیزهایی باشد که واقعاً به آنها نیاز ندارید، یا به این دلیل که ابزارهای مشابه را می‌توان همراه با سرویس‌های دیگری که ترجیح می‌دهید استفاده کنید، پیدا کرد.

با تجزیه و تحلیل ویژگی های موجود در بسته های فناوری تجاری که سازمان شما قبلاً استفاده می کند، شروع کنید. ممکن است در بسته‌های موجود برنامه‌هایی مانند برنامه‌ریزی قرار ملاقات، مدیریت پروژه و ابزارهای برنامه‌ریزی تعبیه‌شده در اشتراک‌های Microsoft 365 وجود داشته باشند که از آنها بی‌اطلاع باشید. حتی نیازهای امنیت سایبری شما ممکن است پوشش داده شود: Microsoft 365 Business Premium شامل محافظت از هویت کاربر، مانند احراز هویت چند عاملی، اما همچنین محافظت از ایمیل برای جلوگیری از حملات فیشینگ یا باج‌افزار، حفاظت از داده‌ها برای تضمین دسترسی کاربران مناسب به فایل‌های خاص، توانایی مدیریت و محافظت از دستگاه‌های شرکت و کارمندان که به اطلاعات کاری دسترسی دارند و همچنین تشخیص زمانی که آنها در معرض خطر قرار می‌گیرند برای اصلاح خودکار آن برای به حداقل رساندن تأثیر.

گام بعدی این است که تا آنجایی که امکان پذیر است، عملکردهای همپوشانی و پلتفرم های یکبار مصرف را حذف کنید. برای مثال، زمانی که بتوانید همه اینها را در یک مجموعه با Microsoft 365 دریافت کنید، نیازی به برنامه‌های جداگانه برای چت، تماس، جلسات ویدیویی، همکاری فایل‌ها و فضای ذخیره‌سازی مشترک نیست.

سارا آرمسترانگ اسمیت می‌گوید: «با فشارهای هزینه‌ای که امروزه شرکت‌های کوچک و متوسط ​​با آن مواجه هستند، مالکان و مدیران باید به دنبال استخراج ارزش بیشتر از راه‌حل‌های فناوری که قبلاً دارند، باشند یا به ابزارهایی روی آورند که در ارائه‌های امنیتی سرتاسر ساخته می‌شوند.» ، مشاور ارشد امنیتی مایکروسافت انگلستان. این یک مسیر آسان برای برنده شدن سریع است، به خصوص اگر شرکت‌ها بتوانند استفاده خود را از اشتراک‌های چندگانه فناوری «میراث» با چندین فروشنده در این فرآیند کاهش دهند.»

مرکز اختصاصی منابع کسب و کار کوچک این شرکت مشاوره، آموزش، محصولات و ابزارهای بیشتری را برای کمک به تصمیم گیری شما ارائه می دهد.

نکات مثبت ملموس

البته، انجام کارهای بیشتر با کمتر فقط هنگام تلاش برای مبارزه با توجه پراکنده مردم مفید نیست – بلکه مزایای مالی نیز دارد. این موارد می‌تواند شامل اشتراک‌ها و مجوزهای نرم‌افزار کمتر برای خرید، آموزش کمتر برای ارائه، و «قطعات متحرک» کمتر برای مدیریت باشد.

به عنوان مثال، Microsoft 365 Business Premium یک راه حل کامل با تمام ابزارهایی است که کارکنان برای کار در یک محل کار ترکیبی نیاز دارند، اما با ادغام همه برنامه ها تحت یک مجوز واحد، کسب و کارهای کوچک می توانند تا 50 درصد در مقایسه با چندین مورد جداگانه صرفه جویی کنند. آرمسترانگ اسمیت می گوید راه حل ها.

و در حالی که تعیین کمیت پس‌اندازهای مالی بالقوه می‌تواند چشم‌گشا باشد، اما نمی‌توانید برای ارزش خالصی که می‌توانید در کسب‌وکار کوچکتان با توانمندسازی کارمندان و خودتان برای وارد شدن به آن جریان جادویی انجام کار عمیق آزاد کنید، قیمت بگذارید. .

برای اطلاعات بیشتر در مورد دریافت فناوری و سیستم های مناسب برای SMB خود، به مرکز منابع کسب و کار کوچک و سایر مقالات این مجموعه در مورد چگونگی کاهش استرس ناشی از داشتن یک کسب و کار کوچک مراجعه کنید.