ابزار، فناوری و آداب معاشرت: بهترین روش کار ترکیبی برای مشاغل کوچک | کار را به نتیجه برسانید

استو هنیگان، یک کتابدار ارشد در کتابخانه لیدز، به تازگی جلسه تماس تصویری کاری را که از خانه تشکیل داده بود، آغاز کرده بود که از پنجره به بیرون نگاه کرد. ابرها تهدیدآمیز به نظر می رسیدند و لباس های شسته شده روی خط لباسشویی تقریباً خشک شده بودند. اما خیلی دیر شده بود. او توضیح می‌دهد: «من خیلی حرفه‌ای هستم که نمی‌توانم حوله‌های خیس را ببینم. “این عالی است که بتوانید در مواردی مانند شستن در روز جا شوید، اما کار باید اولویت داشته باشد.”

لباس‌های خانگی به یک معضل بعید در محل کار تبدیل شده است، زیرا میلیون‌ها کارمند اکنون به لطف ترکیبی از قرنطینه‌های مرتبط با بیماری همه‌گیر، فناوری‌های در حال تکامل و تمایل تازه به استفاده از آن‌ها می‌توانند از راه دور کار کنند. علاوه بر تقلب در چرخه‌های شستشو با وظایف کاری، انبوهی از سؤالات آداب معاشرت نیز وجود دارد – برای مثال در مورد شرکت در تماس‌های ویدیویی مرتبط با کار با لباس‌های شسته شده در پس‌زمینه. و این فقط کارمندان نیستند که باید این آداب جدید را دنبال کنند. روسای کسب و کارهای کوچک و متوسط ​​نیز باید بین خواسته های اداره یک شرکت با واقعیت های زندگی خانگی تعادل برقرار کنند. از این گذشته، صاحبان مشاغل نیز خشکشویی دارند.

اما اکنون که کار از راه دور دیگر یک اقدام اضطراری در پاسخ به یک بحران بهداشت جهانی نیست، آداب معاشرت پیرامون آن احتمالا حرفه‌ای‌تر و اصلاح‌شده‌تر شده است. بنابراین، صاحبان SMB ها می توانند به درستی در حال توسعه بهترین روش ها باشند و سیستم ها و ابزارهایی را برای پشتیبانی از تیم های ترکیبی که از کارگران راه دور و در محل تشکیل شده اند، در محل قرار دهند. برای مثال، فناوری کنفرانس ویدیویی به کاربران اجازه می‌دهد پس‌زمینه‌های پر از لباس‌ها را محو کنند – ابزاری حیاتی برای هر صاحب کسب‌وکاری که می‌خواهد هنگام تماس فوری با مشتری یا کارمند، حرفه‌ای به نظر برسد.

نیک هدرمن، مدیر ارشد گروه تجاری مدرن کار در مایکروسافت انگلستان، می گوید: «این تعادل خوبی است. کار ترکیبی ناهمزمان می‌تواند به کارمندان شما این انعطاف‌پذیری را بدهد که مدرسه را انجام دهند یا قرارهای شخصی بگذارند و کارشان را دیرتر در همان روز به پایان برسانند، اما همچنان که مرزهای کار و زندگی همچنان محو می‌شود، جنبه‌های منفی و خطرات واضحی وجود دارد.

نوآوری تکنولوژیک

آداب، رفتارها و خط مشی های جدید دست در دست فناوری تکامل یافته اند. دیوید شریر، استاد تمرین، هوش مصنوعی و نوآوری در دانشکده بازرگانی کالج امپریال می‌گوید: «پیش از این مشکل پذیرش رفتار انسانی وجود داشت، اما اکنون مردم تمایل به تغییر رفتار خود را نشان می‌دهند. «نیروهای کار آماده پذیرش فناوری هستند، که برخی از آن‌ها وجود داشته است [some time]”

هدرمن خاطرنشان می‌کند: «در آغاز همه‌گیری، بیشتر تمرکز عمومی بر روی تماس‌های ویدیویی اولیه بود. اما کسب‌وکارها اکنون در حال یافتن این هستند که چگونه فناوری می‌تواند نقش بسیار گسترده‌تری در ایجاد ارتباطات در هر کجا، هر زمان و به هر نحوی که مردم کار می‌کنند ایفا کند – کمک می‌کند تا همه را درگیر و آگاه نگه دارد.»

این فناوری هم در پاسخ به بهترین روش در حال ظهور تکامل یافته است و هم به شکل گیری آن کمک کرده است. با این حال، با توجه به اینکه تغییر لرزه‌ای به ترتیبات کاری انعطاف‌پذیرتر ناشی از همه‌گیری، چیزی شبیه یک آزمایش اجتماعی گسترده بود، بسیاری از پیشرفت‌ها در فن‌آوری و بهترین روش‌ها به‌طور تدریجی و مکرر تکامل یافته‌اند، همانطور که شرکت‌ها در حین پیشرفت آموخته‌اند. در نتیجه، برخی از نوآوری های فوق العاده مفید ممکن است مورد توجه صاحبان مشاغل قرار نگیرد.

ابزارها و سیستم هایی به وجود آمده اند تا به اعضای تیم کمک کنند تا مشارکتی تر، انعطاف پذیرتر و کارآمدتر شوند. به عنوان مثال، یک نوآوری اخیر از تیم های مایکروسافت به شرکت کنندگان حضوری اجازه می دهد تا از یک برنامه همراه در تلفن همراه خود برای شرکت در چت مجازی جلسه استفاده کنند و به گونه ای واکنش نشان دهند که گویی از راه دور نیز کار می کنند.

هدرمن توضیح می‌دهد: «بسیاری از نوآوری ما ناشی از تمایل ما به ایجاد تجربه‌ای بی‌نظیر، ترکیبی و حضوری و از راه دور برای کارگران بوده است. به عنوان مثال، برای کسانی که از راه دور به یک جلسه فیزیکی می‌پیوندند، دوربین‌های هوشمند می‌توانند ویدیوی نمایشگر را به پنجره‌های جداگانه برای هر فرد در اتاق بشکنند تا عبارات و واکنش‌های آنها را از نزدیک ببینند. و ویژگی کمئوی ما در پاورپوینت به ارائه دهندگان از راه دور این امکان را می دهد که دوربین زنده خود را مستقیماً در یک اسلاید قرار دهند، خود را در محتوا جاسازی کنند و ارتباطات غیرکلامی را به حداکثر برسانند، گویی در اتاق هستند.

تلاش برای کمک به ارتباطات غیرکلامی یکی از حوزه‌های کلیدی است که فناوری در آن تکامل یافته است. به همین ترتیب، تلاش‌هایی برای تکرار همه آن تعاملات برنامه‌ریزی نشده در محل کار که اغلب به عنوان «لحظه‌های خنک‌کننده آب» نامیده می‌شوند، صورت گرفته است.

شریر می‌گوید بسیاری از چگونگی دستیابی شرکت‌ها به برتری عملیاتی از طریق «تعامل‌های کوچک و کوچک بین افراد است، نه جلسات طولانی و برنامه‌ریزی شده». شما می توانید آن را در یک محیط دیجیتال تکرار کنید تا زمانی که رفتار کارمندان خود را تغییر دهید تا آنها واقعاً از ابزارها استفاده کنند.

برای کسانی که نگران این هستند که نبودن در یک دفتر فیزیکی، جلب توجه کسی را برای یک چت سریع سخت‌تر می‌کند، شریر فکر می‌کند که جایگزین‌های دیجیتال می‌توانند به همان اندازه خوب کار کنند. او می‌گوید: «اگر من از برنامه پیام‌رسانی در Teams استفاده می‌کنم، و برای پاسخگویی از ویدیو استفاده می‌کنیم نه صدا، در این صورت می‌توانید بیشتر مزایای تنظیمات دفتر حضوری را تکرار کنید.

رفاه کارکنان

یکی دیگر از حوزه‌های کلیدی تمرکز برای بهترین روش و فناوری در حال ظهور، رفاه کارکنان است. هدرمن به بینش هایی از شاخص روند کار مایکروسافت اشاره می کند که توسعه کار هیبریدی را از زمان شروع همه گیری ردیابی کرده است. از آنجایی که کارمندان فشار می آورند تا ثابت کنند که کار می کنند، فشار دیجیتالی در حال افزایش است – 48 درصد از کارمندان و 53 درصد از مدیران گزارش می دهند که قبلاً در محل کار خود خسته شده اند.»

او ابزاری را برجسته می‌کند که سال گذشته اضافه شد و به سازمان‌دهندگان جلسات مجازی این امکان را می‌دهد که به طور خودکار جلسات را با پنج دقیقه دیرتر شروع کنند یا پنج دقیقه زودتر به پایان برسانند: «این به کارمندان از راه دور فرصتی برای استراحت راحت می‌دهد یا یک فنجان بین برگشت به جلسات را پشت سر بگذارید و به کاهش اثرات اضافه بار دیجیتال کمک کنید.”

فناوری همچنین می تواند به کارکنان کمک کند تا بفهمند زمان خود را چگونه می گذرانند. برای مثال، Microsoft Viva Insights کارمندان را قادر می‌سازد تا کارهای بعد از ساعت کاری را پیگیری کنند، زمان خود را با تیم خود رزرو کنند، زمان تمرکز را مسدود کنند، یادآوری‌ها را از طریق ایمیل تنظیم کنند و با تمرین‌های تمرکز حواس در رفت و آمد مجازی پایان دهند. این نوع اقدامات می تواند برای حفظ رفاه کارکنان ارزشمند باشد.

«امسال، ما در مورد افزایش «روز اوج سه‌گانه» بحث کردیم – زیرا داده‌ها نشان می‌دهد که کاربر میانگین Teams 42 درصد بیشتر از قبل از همه‌گیری پیام‌های خارج از ساعات کاری ارسال می‌کند که به سومین اوج بهره‌وری در حدود ساعت 10 شب ختم می‌شود. هدرمن خاطرنشان می کند که در عصر، جایی که قله های قبلی قبل و بعد از ناهار دیده می شد. رهبران مشاغل کوچک و متوسط ​​باید رویکردی سنجیده و متفکرانه برای مدیریت کار ناهمزمان داشته باشند.”

امنیت سایبری

در نهایت، یکی دیگر از حوزه‌های کلیدی که در آن فناوری، آداب، سیاست‌ها و بهترین عملکرد تکامل یافته است، حوزه امنیت سایبری است.

اگر یک کسب و کار کوچک یا متوسط ​​به کارکنان خود انعطاف‌پذیری ترکیبی ارائه دهد، طبیعتاً با افزایش خطر امنیت سایبری همراه خواهد بود، زیرا کارمندان به اطلاعات از چندین دستگاه از طریق چندین اتصال اینترنتی، از خانه، محل کار، کافی‌شاپ، دسترسی دارند. سارا آرمسترانگ اسمیت، مشاور ارشد امنیتی مایکروسافت بریتانیا توضیح می‌دهد که قطار، اتوبوس و همه چیز در این بین.

آرمسترانگ اسمیت خاطرنشان می‌کند که بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک مجبور بودند به سرعت برای راه‌اندازی کار از راه دور و ترکیبی در طول همه‌گیری، بدون تجمل بودجه‌های کلان فناوری اطلاعات یا تخصص داخلی حرکت کنند: «مالک-مدیران اغلب مجبور بودند از کلاه مدیر ارشد اطلاعات استفاده کنند. ، در حالی که به طور شبانه روزی برای عملیاتی نگه داشتن کسب و کار کار می کنید. در آن شرایط، برخی از شرکت‌ها ممکن است فناوری‌هایی را انتخاب کنند که بهترین محافظت را برای امنیت و حریم خصوصی مشتریان و کارکنان خود ارائه نمی‌دهد. به همین ترتیب، آنها ممکن است چندین فروشنده فناوری را برای ابزارها و عملکردهای مختلف انتخاب کرده باشند – مانند محافظت از هویت کاربر، داده ها، برنامه ها و دستگاه ها. داشتن پلتفرم‌های متعدد می‌تواند مشاهده و مدیریت قرار گرفتن در معرض تهدیدات سایبری را دشوارتر کند. و همچنین می‌تواند به این معنا باشد که کسب‌وکارها بیش از آنچه نیاز دارند در این فرآیند هزینه می‌کنند.

“[However]او می‌گوید، ایجاد یک موقعیت امنیتی آنلاین قوی برای یک کسب‌وکار کوچک نیازی به هزینه ایجاد یک محل کار انعطاف‌پذیر و ترکیبی ندارد.

و نیازی نیست که برای کسب‌وکارهای کوچک‌تر هزینه‌های بیشتری را نه از نظر مالی و نه در زمان صرف کند. گاهی اوقات یک کسب‌وکار می‌تواند به‌طور مؤثر با کمتر کار بیشتری انجام دهد. به عنوان مثال، Microsoft 365 Business Premium از تمام لایه‌ها (هویت کاربر، برنامه‌ها، داده‌ها، دستگاه‌ها) محافظت می‌کند و به عنوان بخشی از آن، Microsoft Defender for Business حفاظت، شناسایی و اصلاح درجه سازمانی را برای رایانه‌های شخصی، مک‌ها، تبلت‌ها و تلفن‌های همراه ارائه می‌کند. به خصوص برای SMB ها طراحی شده است.

هدرمن می‌گوید: «با وجود تمام صحبت‌هایی که در مورد هیبرید وجود دارد، واقعیت این است که همه ما هنوز در حال یادگیری و آزمایش هستیم. هیچ رویکردی برای همه وجود ندارد. رهبران برای ساختن محل کار ترکیبی که به بهترین وجه با آنها سازگاری دارد، نیاز به آزمایش – آزمایش مداوم، مشاهده و تنظیم – دارند.

برای اطلاعات بیشتر در مورد دریافت فناوری و سیستم های مناسب برای SMB خود، به مرکز منابع کسب و کار کوچک و سایر مقالات این مجموعه در مورد چگونگی کاهش استرس ناشی از داشتن یک کسب و کار کوچک مراجعه کنید.