از پیام رسانی فوری تا وای فای قابل اعتماد: شش راه برای بهبود ارتباطات تجاری کوچک | نیاز به سرعت

همه ما اهمیت ارتباط خوب را می دانیم. برای حفظ روابط سالم و برای توسعه اعتماد و تعامل در یک گروه یا سازمان حیاتی است. در محل کار، داشتن یک فرهنگ باز به افراد کمک می کند تا با سازمان ارتباط برقرار کنند، هدف آن را درک کنند و حس تعلق را در خود ایجاد کنند.

ممکن است فرض شود که برقراری ارتباط در یک تجارت کوچکتر با افراد کمتر از یک سازمان بزرگ آسانتر است. اما اگر برای مثال در یک استارتاپ بدون تیم منابع انسانی کار می کنید – که معمولاً وظایف ارتباط داخلی را انجام می دهد – ممکن است اینطور نباشد.

با این حال، با انجام چند مرحله ساده، مدیران می‌توانند به کارکنان کمک کنند تا با سازمان ارتباط بیشتری داشته باشند و حس تعلق بهتری داشته باشند. در اینجا چند نکته مهم از کارشناسان صنعت در مورد چگونگی بهبود ارتباطات در کسب و کارهای کوچک آورده شده است.

فناوری صحیح را اتخاذ کنید
چالش کلیدی مدیران این است که سعی کنند از نحوه کار کارکنان نهایت استفاده را ببرند. پروفسور تیم ورلی، معاون حرفه ای و رئیس دانشکده بازرگانی دانشگاه آکسفورد بروکس و نایب رئیس منشور کسب و کار کوچک، می گوید: «تکنولوژی برای تقویت آن وجود دارد. “این در مورد راه اندازی صنعت 4.0 نیست [the fourth industrial revolution, characterised by advanced automation, data and AI]اما فناوری‌های اساسی که واقعاً می‌توانند باعث رشد شوند.»

نکته اینجاست که فقط ارتباطات نیست فناوری که می تواند به ارتباطات کمک کند. هنگامی که صاحبان مشاغل در کارکردهای اداری بیشتری مانند منابع انسانی، مالی و فناوری اطلاعات گرفتار شوند، تعاملات انسانی ممکن است آسیب ببیند. بنابراین خودکار کردن این فرآیندها با فناوری می تواند ظرفیت ارتباطات انسانی بیشتری را آزاد کند.

ایمیل را با پیام فوری تعویض کنید
وقتی صحبت از فناوری ارتباطات به میان می آید، اکثر ما با مشکل اضافه بار ایمیل آشنا هستیم. چک کردن مداوم صندوق ورودی خود می تواند منبع استرس باشد. بنابراین کارکنان را تشویق کنید تا ایمیل‌های خود را در فواصل زمانی مشخص بررسی کنند – این باعث می‌شود زمان ارزشمندی برای تمرکز روی کار آزاد شود. پرس و جوهای سریع را می توان از طریق پیام رسانی فوری به جای ایمیل مدیریت کرد.

Vorley می‌گوید: «انتقال مقداری ترافیک از ایمیل به سیستمی مانند Slack می‌تواند یک جریان کاری واقعاً ساختاریافته را فراهم کند، به کارمندان کمک کند کجا هستند و آنها را توانمند کنند و از مشارکت در کسب‌وکار حمایت کنند.

کارشناسان همچنین استفاده بهتر از ابزارهای همکاری مانند اسناد مشترک و اشتراک گذاری فایل مبتنی بر ابر را پیشنهاد می کنند. اینها به کسب و کارها اجازه می دهد تا ارتباطات خود را ساده کنند و برخی از ایمیل ها را با نظرات مستقیماً روی اسناد مشترک جایگزین کنند.

کارمندان را با فناوری جدید همراه کنید
البته معرفی فناوری ها و شیوه های جدید به خودی خود مستلزم ارتباط خوب است. به گفته آنماری هانلون، مدرس ارشد مهارت های دیجیتال در دانشکده مدیریت دانشگاه کرانفیلد، بنابراین، قبل از معرفی فناوری جدید، مهم است که کارمندان را همراهی کنیم. ما در عصر عدم اطمینان زندگی می کنیم. بسیاری از مشاغل کوچک در حالت وحشت هستند. آنها فقط باید حساب خود را بررسی کنند، نفسی بکشند و بفهمند چه چیزی خوب کار می کند و چه فناوری ای برای استفاده آسان است.

این ممکن است به دنبال افزودنی ها یا آزمایشی فناوری جدید باشد. کارکنان ممکن است در طول کار از خانه در طول قرنطینه و دستکاری روش‌های جدید کار با تحصیل در خانه دچار مشکل شده باشند. کارکنان باید احساس ارزشمندی کنند. درگیر کردن آنها در شروع کار کاملاً کلیدی است.»

ارتباط را آسان کنید
حرکت به سمت کار ترکیبی به این معنی است که کارفرمایان به جای اتکا به جلسات حضوری، باید راه‌های ارتباطی جدیدی بیابند. سارا بروکس، مدرس رفتار سازمانی در دانشکده مدیریت دانشگاه شفیلد، می‌گوید وادار کردن کارمندان به ارائه یک ارائه فکری یا به اشتراک گذاشتن ایده‌ها در گروه‌های مجازی یا فیزیکی، راه‌های خوبی برای مشارکت کارکنان است.

رسانه های اجتماعی مانند TikTok و Instagram نیز می توانند به عنوان کانال های ارتباطی مورد استفاده قرار گیرند. با این حال، او هشدار می دهد: “استفاده از فناوری که کارکنان می خواهند از آن استفاده کنند و می توانند به آن دسترسی داشته باشند، مهم است.” برگزاری جلسات حضوری همچنان مهم است. «سازمان‌ها همچنین باید فرصت‌هایی برای صحبت با کارکنان به صورت جداگانه ایجاد کنند. تنها با شناخت واقعی آنها، این امر به یک سازمان ارزش افزوده می‌دهد.»

مطمئن شوید که پهنای باند سریع و قابل اعتماد دارید
تیم‌های مجازی می‌توانند در مقایسه با تیم‌های رو در رو سنتی با چالش‌های متفاوتی روبرو شوند – از سخت‌تر کردن خواندن سیگنال‌های غیرکلامی افراد گرفته تا صفحه‌های ثابت و چرخش وحشتناک اتصال نابه‌هنگام اینترنت. بنابراین داشتن فناوری پهنای باند مناسب حیاتی است. چیزهایی که باید به آنها توجه کنید عبارتند از قدرت سیگنال در سراسر خانه یا محل کار و تعداد دستگاه هایی که می توانند به طور همزمان از اتصال پهنای باند استفاده کنند. Voom Fiber از Virgin Media تعدادی بسته را برای مشاغل کوچک ثبت شده ارائه می دهد که هدف آنها محل کار دفتر یا خانه است.

به کارکنان اهداف روشن بدهید
یکی از سخت‌ترین بخش‌های ارتباط مؤثر در محل کار این است که اطمینان حاصل شود که همه می‌توانند تصویر بزرگ‌تر را ببینند، حتی زمانی که کارهای کوچک‌تر یا ساده‌تر را انجام می‌دهند. این می تواند به معنی دادن به کار کمک کند. اطمینان از داشتن چشم‌انداز روشنی از اهداف گسترده‌تر کسب‌وکار – اعم از تجاری و اجتماعی – کارمندان می‌تواند حس مشترکی از هدف ایجاد کند و به آنها کمک کند ارزش‌های آن را شناسایی کنند. با این حال، این باید فراتر از انتقال ارزش های شرکت و بیانیه های ماموریت باشد. کسب‌وکارهایی که از تجزیه و تحلیل و داشبورد استفاده می‌کنند، می‌توانند به افراد کمک کنند تا کارهایی را که انجام می‌دهند و چگونه به تلاش‌های گسترده‌تر کمک می‌کنند، تجسم و درک کنند. ورلی می‌گوید: «این می‌تواند واقعاً انگیزه‌ای برای مشاهده پیشرفت در جهت دستیابی به اهداف تیمی یا تجاری باشد، چه برای هدف فروش یک تحویل یا یک پروژه مشتری».

Voom Gig1 شرکت Virgin Media، سریع‌ترین پهنای باند تجاری در دسترس در بریتانیا است – به کسب و کار شما کمک می‌کند تا با سرعتی که نیاز دارد حرکت کند. بیابید که چگونه اتصال فوق سریع و قابل اعتماد Virgin Media می تواند تجارت شما را تقویت کند