شش دلیل که ایمیل تجاری شما آنقدر که فکر می کنید امن نیست – و یک راه برای رفع آن | هوشمندتر بفرستید

به همان اندازه که فناوری بزرگ ممکن است آرزوی جایگزینی آن را داشته باشد، ایمیل همچنان سخت است. این فناوری تقریباً چهار دهه است که وجود دارد و حیاتی ترین ابزار ما برای انجام تجارت باقی مانده است. اما آیا رهبران مشاغل واقعاً می توانند مطمئن باشند که سیستم ایمیل آنها حلقه ضعیف امنیت دیجیتال آنها نیست؟ در اینجا به این می پردازیم که چرا ایمیل ممکن است آنقدر که فکر می کنید ایمن نباشد – و چگونه یک پلت فرم ارتباطی ایمن مدرن مانند Zivver می تواند به کسب و کار شما کمک کند تا امن بماند.

بد طراحی شده یا بدون احراز هویت
همه می دانند که از کلمه “گذرواژه” به عنوان رمز عبور خود استفاده نکنند، اما گاهی اوقات این کمترین نگرانی یک شرکت است زیرا سیاست های فناوری اطلاعات با هدف افزایش امنیت ممکن است در واقع آن را تضعیف کند. به کارکنانی که در محل کار خود از سیستم‌های مختلف استفاده می‌کنند، همواره گفته می‌شود که از رمز عبور متفاوتی برای هر یک از آنها، از جمله ایمیل‌شان، استفاده کنند. سپس به آنها دستور داده می شود که رمز عبور خود را به طور منظم تغییر دهند و از ترکیبات پیچیده اعداد و کاراکترها (که به خاطر سپردن آنها دشوار است) استفاده کنند. چنین اقدامات احتیاطی ممکن است ایده خوبی به نظر برسد، اما در واقع آنها دستور العملی برای فاجعه هستند، زیرا احتمال این را می دهند که شخصی در جایی به رمز عبور ایمیل خود در یادداشت Post-it چسبیده به مانیتور خود برسد.

خبر خوب این است که راه بسیار بهتری برای ورود به سیستم وجود دارد. امروزه، از قبل طبیعی است که وقتی به چیزی حساس وارد می شویم، مانند بانکداری آنلاین، از ما خواسته می شود کد خاصی را وارد کنیم که از طریق آن برای ما ارسال شده است. پیام متنی یا حتی استفاده از یک برنامه “Authenticator”. این یک بررسی مؤثر است، زیرا سیستم می‌داند که اگر از کد استفاده کرده‌اید، واقعاً از تلفن یا دستگاهی که می‌گویید استفاده می‌کنید. همچنین سیستمی است که به طور فزاینده ای توسط ارائه دهندگان ایمیل استفاده می شود. اما هنوز هم راه‌هایی وجود دارد که می‌توان بیشتر از این پیش رفت و حتی امن‌تر شد، که برخی از شرکت‌ها باید تحت قوانین GDPR انجام دهند. برای مثال، Zivver این احراز هویت اضافی را به ایمیل‌ها و پیوست‌ها نیز اضافه می‌کند. بنابراین اگر نیاز به ارسال آن فایل حساس دارید، می‌توانید مطمئن باشید شخصی که آن را باز می‌کند، همان شخصی است که برایش در نظر گرفته شده است.

رمزگذاری وجود ندارد یا ضعیف است
هنگامی که ایمیلی ارسال می کنید، می خواهید از ایمن بودن آن مطمئن شوید، اما حتی امروزه نیز حدود 10 درصد ایمیل های ارسالی کاملاً رمزگذاری نشده هستند. این بدان معناست که هر چیزی که نوشته اید می تواند به طور بالقوه در مسیر رسیدن به مقصد خوانده شود، یا حتی توسط ارائه دهندگان خدمات، یا هکرها هنگام رسیدن، مورد ردیابی قرار گیرد. در مقصد خود همچنین به این معنی است که ایمیل‌های شما ممکن است در معرض درخواست‌های داده‌های دولتی قرار گیرند – که می‌تواند مشکل بزرگی برای شرکت‌های اروپایی شاغل در ایالات متحده باشد، زیرا قوانین حفاظت از داده‌ها اشتراک‌گذاری این اطلاعات را پیچیده‌تر می‌کند. خوشبختانه راه بهتری هم وجود دارد. استاندارد طلایی مدرن رمزگذاری سرتاسری است، جایی که حتی ارائه‌دهنده ایمیل شما نمی‌تواند محتوای پیام‌ها را ببیند. در عوض، کلیدها فقط در اختیار شما و گیرنده است. بنابراین، اگر پیام توسط دیگران رهگیری یا دسترسی شود، به عنوان gobbledygook ظاهر می شود. بنابراین اسرار کسب و کار شما مخفی باقی می ماند.

تأیید «پیام دریافت شد».
دانستن اینکه بسته به مقصد نهایی خود رسیده است و شخص صحیح کالا را دریافت کرده است، همیشه مایه اطمینان است. اما در بسیاری از سرویس‌های ایمیل سنتی، هنگامی که «ارسال» را فشار دهید، ایمیل از دید شما و کنترل شما خارج می‌شود. اگر چیزی حساس به زمان دارید، فقط می توانید امیدوار باشید که به موقع به فرد مناسب برسد. به همین دلیل است که Zivver یک سیستم اثبات تحویل ایجاد کرد که کمی شبیه ارسال یک بسته از طریق تحویل ثبت شده است. هنگامی که یک ایمیل ارسال می شود، تأیید می کند که به مقصد رسیده است و یک گزارش داده جامع ایجاد می کند برای هر ایمیلی که در صورت نیاز حتی در دادگاه نگه داشته می شود.

یادآوری ایمیل‌ها بسیار مهم است
بسیاری از ما آن را تجربه کرده‌ایم: ایمیلی دریافت می‌کنید که واقعاً به نظر نمی‌رسد برای شما باشد، و آن را نادیده می‌گیرید. سپس لحظاتی بعد یک اخطار فراخوان از فرستنده دریافت می کنید. در آن مرحله، مقاومت در برابر نگاه کردن به ایمیل قبل از اینکه فراخوان واقعاً اتفاقی بیفتد و آنچه را که قرار نیست ببینید، پیدا کنید، سخت است. بنابراین، در بسیاری از موارد، حتی اگر فرستنده به سرعت ایمیلی را که به اشتباه ارسال شده است، به خاطر بیاورد، نمی‌توان مطمئن بود که جزئیات محرمانه خاصی قبلاً دیده نشده است. با این حال، وقتی ایمیلی را با Zivver لغو می‌کنید، به سرعت دسترسی به ایمیل را محدود می‌کند و اگر باز نشده باشد، می‌توانید از امن بودن محتوای آن مطمئن باشید. و اگر آن یا یک پیوست باز شده باشد، می‌توانید ببینید که باز شده است و سپس می‌توانید پیامدهای امنیتی آن را ارزیابی کنید.

ایمن ماندن خیلی سخت است
کسب و کار شما به همان اندازه ایمن است که ضعیف ترین نقطه آن است، به همین دلیل مهم است که مطمئن شوید کل تیم شما امنیت دیجیتال را جدی می گیرد. با این حال، این می تواند روی حیله و تزویر باشد. اگر امنیت بیش از حد دردسر است، یا انجام کارهایی مانند ارسال ایمیل‌های بزرگ را برای افراد دشوار می‌کند، احتمال کمتری دارد که افراد را رعایت کنند. حتی ممکن است منجر به استفاده از “سایه IT” شود – تیم‌های تجاری از ابزارها و سرویس‌های غیرمجاز و خارجی استفاده می‌کنند که استفاده از آنها ساده‌تر است – که خطر ارسال داده‌های شما را به غرب وحشی دیجیتال می‌کند. Zivver پلتفرم خود را بر این اصل ساخته است که امنیت باید “بدون زحمت” باشد. هنگام ارسال ایمیل های امن از طریق پلتفرم، همه چیز در پشت صحنه مراقبت می شود. برای تیم شما این یک افزونه ساده، بی صدا و مرورگر است. و گیرندگان خارج از سازمان شما برای دریافت ایمیل ایمن از تیم شما نیازی به نرم افزار خاصی ندارند، آنها فقط می توانند روی پیوند کلیک کرده و کدی را که از طریق پیامک یا در یک ایمیل جداگانه ارسال شده است وارد کنند.

همه ما اشتباه می کنیم
سخت‌ترین بخش حفظ امنیت کسب‌وکار ما فناوری اطلاعات نیست، بلکه ما انسان‌ها هستیم. هرچه تلاش کنیم، هیچ کس کامل نیست. همه ما پیوست اشتباهی را ارسال کرده ایم یا شخص اشتباهی را ارسال کرده ایم. اشتباهات ماهیت انسان است و بخشی از تجارت است. هیچ راهی برای آموزش تیم خود برای انجام همه کارها در 100٪ مواقع وجود ندارد. ترفند این است که با هوشمند بودن و استفاده از ابزاری مانند Zivver، خطاها را به حداقل برسانید، که کاربران را از مشکلات احتمالی آگاه می کند و از طریق تصمیم گیری های مورد نیاز از آنها پشتیبانی می کند. با کار به عنوان یک افزونه مرورگر، به طور هوشمند ارتباطات خروجی تیم شما را تجزیه و تحلیل می کند و “قوانین تجاری” را اعمال می کند که هر چیزی را که در صورت افتادن به دست افراد نادرست فاجعه آمیز به نظر می رسد متوقف می کند. برای مثال، اگر می‌خواهید ترازنامه شرکت را به یک ایمیل به یک مخاطب جدید ضمیمه کنید، ایمیل را متوقف می‌کند و به شما هشدار می‌دهد – مطمئن شوید که این همان چیزی است که شما واقعاً دارید. می خواست انجام دهد. و اگر چنین است، مطمئن شوید که با امنیت سفارشی محافظت شده است.

اکنون ارتباطات دیجیتال خود را ایمن کنید. برای اطلاع از اینکه Zivver چگونه می تواند کمک کند، اینجا را کلیک کنید