چگونه می توانم ایمیل ها را کمتر منفعلانه تهاجمی کنم؟ کارشناس توضیح می دهد

اگر قرار بود ایمیلی حاوی عبارات «فقط یک یادآوری دوستانه»، «طبق گفتگوی ما» و «لطفاً راهنمایی کنید» دریافت کنید، مطمئناً فکر می‌کنید که این یک ایمیل حرفه‌ای خوب است یا ممکن است کمی احساس کنید. اذیت شده؟

بر اساس یک مطالعه جدید در ایالات متحده، این عبارات در رتبه ده جملات تهاجمی منفعل قرار می گیرند که بیشتر در ایمیل های محل کار استفاده می شود.

پس چه بگوییم و چه نگوییم؟

برای صحبت بیشتر در مورد آن، یورونیوز با هدر اسکیلز، مدیر عامل Heartbeat Ltd در لندن صحبت کرد.

هدر، اینجا به ما کمک کن چه چیزی باید بگوییم و از چه چیزی در ایمیل های خود استفاده نکنیم؟

ترازو هدر: فکر می‌کنم چیزی که باید به خاطر بسپارید این است که ایمیل‌ها باید مانند صدای گفتاری باشند. من فکر می کنم اتفاقی که می افتد این است که افراد تمایل دارند پشت ایمیل ها پنهان شوند.

بنابراین، اگر بخواهند با درگیری مقابله کنند، به جای صحبت رودررو با فرد، به ایمیلی می‌روند و شاید ایمیلی می‌نویسند که لزوماً مناسب نیست.

بنابراین، من فکر می کنم آنچه باید در مورد اصول اولیه فکر کنیم. چگونه می خواهیم با افراد صحبت کنیم و دوست داریم با آنها صحبت شود؟

سپس کاری که ما انجام می دهیم این است که آن را انتقال می دهیم، آن را به یک ایمیل به افراد ترجمه می کنیم.

گاهی اوقات ما فقط باید از ایمیل در محل کار استفاده کنیم، درست است؟ این فقط یک راه آسان برای برقراری ارتباط است و لزوماً هیچ راهی برای دور زدن آن وجود ندارد. و برخی از این عبارات به نوعی به کار رفته است تقلبی با ادب. بنابراین، در آن صورت که مجبور به نوشتن یک ایمیل دشوار هستیم، چه کاری باید انجام دهیم؟

ترازو هدر: برخی از این عبارات مانند “مطمئن شوید”، “طبق مکالمه ما”، آنها به صورت منفعل عمل می کنند، که به نوعی مانند “ما قبلا آن گفتگو را داشته ایم.”

بنابراین، واقعاً به آنچه می نویسید فکر کنید زیرا ممکن است گیرنده آن را دریافت کند و به روش دیگری آن را درک کند.

با کار در یک سازمان رسانه ای بین المللی، بسیاری از مردم از انگلیسی به عنوان زبان دوم یا سوم استفاده می کنند. به عنوان مثال، تعداد کمی از مردم واقعاً از شنیدن این موضوع که «احترامات» را می‌توان به عنوان یک پرخاشگر منفعل در نظر گرفت، واقعاً متعجب می‌شوند. آیا فکر می کنید شاید در انگلیسی توجه بیشتری می شود یا مردم کمی نسبت به زبان حساس تر هستند و برخی از زبان های دیگر شاید کمی مستقیم تر باشند؟

ترازو هدر: من فکر می کنم اینطور است، بله. منظورم این است که ما احتمالاً حساس‌تر از کشورهای دیگر هستیم که احتمالاً از نظر ارتباطات بسیار قوی‌تر هستند. می دانید، برای یک نفر “احترام” خوب است. برای دیگری، آنها ممکن است توهین کنند.

مردم ایمیل‌هایی می‌فرستند، «بهترین»، «بهترین آرزوها»، «بهترین موفقیت». ما باید به مخاطبی که ایمیل را برایشان ارسال می کنیم فکر کنیم.

برای مشاهده کامل مصاحبه به ویدیوی بالا مراجعه کنید.