“کمتر انجام دهید و بیشتر فکر کنید”: هشت نکته تخصصی در مورد افزایش بهره وری برای کارآفرینان | کسب و کار خود را شارژ کنید

بهره وری می تواند یک هدف دست نیافتنی برای همه حرفه ای ها باشد، اما برای صاحبان مشاغل کوچک، به نظر می رسد که هیچ وقت دقیقه کافی در روز وجود ندارد. خواه اجرای گزارش ها، پاسخ دادن به ایمیل های مشتریان، پیشنهاد برای کسب و کار جدید یا تعامل با مدیر، بسیاری از کارآفرینان از اینکه علیرغم انجام وظایف در طول روز به اندازه کافی پیشرفت معناداری ندارند، ناامید می شوند. ما از چهار متخصص در مورد اینکه چگونه صاحبان مشاغل “سوهو” (دفتر کوچک/دفتر خانگی) می توانند بهره وری را افزایش دهند، از چهار کارشناس خواستیم تا نکات مهم خود را ارائه دهند.

یک روتین داشته باشید
کوین رایلی، مربی کسب‌وکار و متخصص رشد، متوجه می‌شود که ایجاد ساختار در روز کاری به حفظ کارآفرینان در مسیر کمک می‌کند. او می‌گوید: «انسان‌ها مخلوقات عادت هستند و هرچه روتین ما بهتر باشد، بهره‌وری بیشتری خواهیم داشت. من به سر کار می‌روم، حتی زمانی که از خانه کار می‌کنم، قبل از شروع روز و بعد از خروج از سیستم در شب، 30 دقیقه پیاده‌روی می‌کنم.»

رایلی همچنین از اختصاص دادن 30 دقیقه در پایان روز برای گره زدن به پایان های شل و برنامه ریزی برای فردا حمایت می کند. این بدان معناست که وقتی ساعت 8 یا 9 صبح وارد دفتر می شوم، آماده رفتن هستم. فکر نمی‌کنم از کجا شروع کنم؟»

جایی که می توانید برون سپاری کنید
جان مک لاکلان، روانشناس سازمانی و یکی از نویسندگان این مقاله می گوید، حتی کارآفرینان انفرادی نیز نباید سعی کنند همه کارها را خودشان انجام دهند. تسلط بر زمان: مدیریت زمان را برای همیشه حذف کنید. یکی از کارهایی که من زمان زیادی را صرف انجام آن با کارآفرینان می کنم، تشویق آنها به انجام کمتر و بیشتر فکر کردن است. روی آنچه در آن مهارت دارید، مهارت‌هایی که باعث موفقیت شما شده‌اند تمرکز کنید و زمان بیشتری را برای انجام آن صرف کنید.»

او می افزاید: سایر وظایف را می توان به کارمندان واگذار کرد یا به متخصصانی مانند حسابداران، PA مجازی، طراحان و کارشناسان بازاریابی دیجیتال برون سپاری کرد.

تمرکز را مانند یک عضله ایجاد کنید
کارشناسان بر این باورند که دو سال گذشته عدم اطمینان و استرس مرتبط با بیماری همه گیر، بر دامنه توجه، حافظه و توانایی ما برای حل مسئله یا خلاق بودن تأثیر گذاشته است. خبر خوب این است که قابل برگشت است. هدف رایلی ایجاد کارآفرینانی است که با آنها کار می کند تا یک بلوک 50 دقیقه ای متمرکز، بدون هیچ گونه مزاحمتی مانند ایمیل یا رسانه های اجتماعی.

تکنیک‌های مدیریت زمان مانند روش پومودورو – که زمان کار را به فواصل 25 دقیقه‌ای تقسیم می‌کند و با وقفه‌های کوتاه از هم جدا می‌شود – یا برنامه‌هایی که رسانه‌های اجتماعی را به مدت 30 دقیقه قفل می‌کنند، می‌توانند به کارآفرینان کمک کنند عادت‌های بد را ترک کنند.

رایلی همچنین توصیه می‌کند هفته کاری را دنبال کنید تا ببینید کجا می‌توان از زمان صرفه‌جویی کرد، مانند برنامه‌ریزی جلسات پشت سر هم، به‌جای استراحت‌های کوتاه در میان (زمانی که انجام کاری معنادار دشوار است). او می افزاید: «اگر شما 40 ساعت در هفته کار می کنید و می توانید 10 دقیقه در روز را آزاد کنید، این معادل یک هفته کاری در سال است.

اولویت دادن به “کار عمیق”
مفهومی که اولین بار توسط نویسنده آمریکایی کال نیوپورت مورد بررسی قرار گرفت، “کار عمیق” توانایی تمرکز بدون حواس پرتی، تسلط سریع بر اطلاعات پیچیده و تولید نتایج بهتر در زمان کمتر است. آلیسیا ناوارو به قدری از نظریه نیوپورت الهام گرفت، او پلتفرم مجازی کار مشترک فلاون را برای کمک به حرفه ای ها برای کمک به کار متمرکزتر راه اندازی کرد. او متوجه شده است که صاحبان مشاغل چندوظیفه ای به ویژه پذیرای این ایده هستند.

کارآفرینان اغلب در وضعیت بسیار واکنشی زندگی می‌کنند، زیرا همه این ایمیل‌ها برای پاسخ‌گویی و جلسات در دفتر خاطرات ما وجود دارد، و ما سعی می‌کنیم کار عمیقی بین هر چیز دیگری در جیب زمان انجام دهیم. ناوارو می‌گوید: «این کار نمی‌کند، زیرا 25 دقیقه طول می‌کشد تا پس از وقفه به حالت عمیق کاری برگردید. در عوض، بخش‌هایی از زمان متمرکز دو ساعته را در طول هفته برنامه‌ریزی کنید و اجازه دهید «کارهای سطحی» مانند پاسخ دادن به ایمیل‌ها، تعقیب صورت‌حساب‌ها یا سایر کارهای اداری در این زمینه جا بیفتد.

مسئولیت پذیری ایجاد کنید
ناوارو می‌گوید یکی از چالش‌های کارآفرینان انفرادی، عدم پاسخگویی زمانی است که به تنهایی کار می‌کنید. او می‌گوید: «یکی از مؤلفه‌های تمرین عمیق کار، آیین پاسخگویی است. ما در فلاون اهدافی را برای جلسه آن روز در گروه‌های کوچک تعیین می‌کنیم، سپس برای دو ساعت بی‌صدا با هم کار می‌کنیم، قبل از اینکه به گروه کوچک خود برگردیم تا دستاوردهایمان را با هم به اشتراک بگذاریم.»

نرینا راملاخان، فیزیولوژیست عصبی و متخصص خواب و انرژی، می‌گوید: «در لحظاتی که اعتماد به نفس ندارید، اطرافتان را با افرادی احاطه کنید که می‌توانند به شما الهام‌بخش باشند. و از خود بپرسید: “چرا این کار را انجام می دهم؟ چرا این برای من مهم است؟ اگر بتوانیم وظیفه را با سیستم ارزشی خود مرتبط کنیم، به احتمال زیاد مولد خواهیم بود.”

استراحت کنید
ممکن است غیرقابل درک به نظر برسد، اما استراحت در طول روز کاری یکی از موثرترین کارهایی است که صاحبان کسب و کار می توانند در خصوص بهینه سازی بهره وری انجام دهند. رملاخان توضیح می‌دهد: «ریتم اولترادیا چندین بار در روز، تقریباً هر 90 تا 120 دقیقه اتفاق می‌افتد و محدودیت‌های توانایی ما برای تمرکز را تعیین می‌کند.

بسیاری از کارآفرینان کمال‌گرا هستند و به سختی می‌توانند خاموش شوند، اما یک استراحت پنج دقیقه‌ای برای «خوردن، حرکت، نفس کشیدن یا ارتباط مجدد با طبیعت» در هر چرخه به جلوگیری از فرسودگی کمک می‌کند. حتی تغییر منظره می تواند به تقویت تفکر شهودی کمک کند – برای مثال، به جای اینکه در خانه باشید، برای بعد از ظهر از یک کافه کار کنید.

پهنای باند خود را افزایش دهید
فناوری خود را به درستی دریافت کنید و می توانید کارهای بیشتری انجام دهید. پهنای باند سریع، داده های کافی و زیرساخت قابل اعتماد اجزای کلیدی برای یک دفتر کارآمد هستند، هر چقدر هم کوچک باشند.

رایلی می گوید: «یکی از بزرگترین ناامیدی ها در هر محیط کاری، فناوری است. اطمینان از درستی اتصال بسیار مهم است. همچنین ایده خوبی است که در صورت داشتن هر گونه مشکل فناوری، فردی را داشته باشید که بتوانید با او تماس بگیرید (مانند خدمات پشتیبانی فناوری اطلاعات مستقل). مردم زمان زیادی را صرف گوگل برای رفع مشکل می کنند. هر بار که این کار را انجام می دهید، پول خود را از دست می دهید.»

برای آینده برنامه ریزی کنید
بسیاری از مردم مشغله کاری را مانند نشان افتخار می پوشند، اما بهره وری باید برای یک هدف باشد، نه به خاطر خود. مک لاکلان می گوید: «اگر بیش از حد مشغول انجام کارهای روزانه تاکتیکی هستید، چشم انداز استراتژیک را از دست خواهید داد.

این در فرهنگ مشغله کاری سخت است، زیرا مردم از داشتن زمانی برای نشستن و فکر کردن می ترسند، زیرا احساس گناه می کنند. او اضافه می کند که با ایجاد یک خط لوله ثابت از تجارت از قبل، اوج و فرودهای کار شلوغ را هموار کنید. “در غیر این صورت شما آنقدر تحت فشار هستید که عملکرد شما کاهش می یابد.”

آیا می خواهید بهره وری کسب و کار خود را افزایش دهید؟ شما به یک بسته اتصال نیاز دارید که به شما پهنای باندی برای انجام بهترین کارها بدهد. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد اینکه چگونه Volt از Virgin Media و O2 می تواند به طور یکپارچه شما و کسب و کارتان را شارژ کند، از virginmediabusiness.co.uk/volt دیدن کنید.