“با ایمیل خود مانند لباس های شسته شده رفتار کنید”: پنج راه برای هوشمندتر کار کردن | تجسم مجدد کار

شما روز را با بهترین نیت شروع می کنید، مصمم هستید که سازنده و کارآمد باشید. با این حال، حتی قبل از اینکه قهوه نیمه صبح خود را بنوشید، توسط یک صف پر هرج و مرج از وقفه ها، حواس پرتی و مدیریت ضعیف پروژه از مسیر خارج می شوید. قبل از اینکه متوجه شوید، استرس دارید، خسته هستید و مه مغزی فرو رفته است.

اما نگران نباشید – کمک در دسترس است. دکتر سحر یوسف، متخصص برجسته بهره وری و عصب شناس شناختی در دانشکده بازرگانی هاس دانشگاه کالیفرنیا، برکلی، با شرکت مدیریت کار آسانا همکاری کرده است تا نکات تخصصی در مورد چگونگی بهبود تمرکز و کارایی شما در محل کار را ارائه دهد.

با ایمیل‌ها به‌عنوان لباس‌شویی رفتار کنید
بسیاری از کارگران برای پاسخگویی فوری به ایمیل ها و سایر پیام ها احساس فشار می کنند، اما این نظارت مداوم هزینه دارد. پس از یک وقفه ممکن است 25 دقیقه طول بکشد، بنابراین یوسف می‌گوید که باید با ایمیل، پیامک و سایر ابزارهای چت مانند لباس‌های شسته شده رفتار کنیم. او می‌گوید: «اجازه دهید پیام‌ها جمع‌آوری شوند و سپس هر یک یا دو ساعت یک بار «بار» انجام دهند، نه اینکه همه چیز همیشه در دسترس باشد و سعی کنید در زمان واقعی پردازش کنید.

زمان تمرکز را برنامه ریزی کنید
یوسف می گوید دشمن اصلی تمرکز حین کار، «تغییر زمینه» است. این زمانی اتفاق می‌افتد که ناگهان توجه خود را به زمینه دیگری معطوف می‌کنید، مانند زمانی که کاری را که روی آن کار می‌کنید قطع می‌کنید تا به یک تماس غیرمنتظره بپیوندید، یا به پیامی درباره یک پروژه غیرمرتبط پاسخ دهید. یوسف می گوید: «هر بار که وظایف خود را عوض می کنیم، هم از نظر زمان و هم از نظر انرژی جریمه می پردازیم. و منظورم از انرژی، مغز ما به معنای واقعی کلمه به گلوکز و اکسیژن خون نیاز دارد تا این تغییر را انجام دهد.

بنابراین، به جای جابجایی بین وظایف مختلف در طول روز، زمان اختصاصی را برای تمرکز روی یک پروژه خاص برنامه ریزی کنید. دو راه خوب برای انجام این کار عبارتند از: جعبه زمانی و مسدود کردن زمان.

با تایم‌باکسینگ، مدت زمانی را که یک کار طول می‌کشد تخمین می‌زنید و زمان مشخصی را برای تکمیل آن اختصاص می‌دهید. در طول این مدت باید تمام وظایف دیگر را نادیده بگیرید. انسداد زمان مشابه است – اما به جای اینکه برای یک کار وقت بگذارید، کارهای مشابه را با هم گروه بندی می کنید و همه آنها را در یک «بلوک زمانی» کامل می کنید. به عنوان مثال، ممکن است برای پاسخ دادن به ایمیل‌های خود یا پاسخگویی به وظایف آزاردهنده مدیریت، یک بلوک زمانی برنامه‌ریزی کنید.

جلسات مجازی را بهتر برنامه ریزی کنید
جلسات آنلاین در طول همه‌گیری بسیار رایج‌تر شده‌اند، اما همیشه مفید نیستند. طبق تحقیقات آسانا، علیرغم افزایش زمان مواجهه با همکاران از طریق جلسات مجازی، تیم ها در مورد اینکه چه کاری و چه زمانی باید انجام شود، وضوح کمتری دارند. علاوه بر این، یوسف می‌گوید: «ویدئو کنفرانس در واقع از نظر فیزیولوژیکی خسته‌کننده‌تر است و به تلاش‌های عصبی بیشتری برای هوشیاری و حفظ توجه نیاز دارد.» بنابراین مطمئن شوید که تماس ویدیویی بعدی خود را با دقت انجام می دهید.

ابتدا، می توانید در نظر بگیرید که آیا واقعاً به یک جلسه نیاز دارید یا خیر. اگر این کار را کردید، قبل از تماس، یک دستور کار و هر گونه مطالبی را به اشتراک بگذارید تا همه آماده باشند. اگر یک سری جلسات مجازی برنامه ریزی کرده اید، مطمئن شوید که حداقل چند دقیقه بین هر جلسه استراحت می کنید تا به تنظیم مجدد مغزتان کمک کند.

یوسف همچنین پیشنهاد می‌کند که در طول جلسات ویدیویی، نمای خود را خاموش کنید یا تصویر صورت خود را با یک یادداشت چسبناک روی صفحه بپوشانید. او می گوید که دیدن چهره خود در طول یک تماس ویدیویی، بخشی از مغز شما را که مسئول تشخیص چهره است فعال می کند و باعث تخلیه اضافی برای تمرکز شما می شود.

تنظیمات پیش فرض سخت افزار را تغییر دهید
یوسف می‌گوید: «انفجاری» در ابزارهای دیجیتالی رخ داده است که مدل‌های کسب‌وکار آن‌ها مبتنی بر وادار کردن شما به تماشای صفحه نمایش آن‌ها است. این ابزارها به طور طبیعی به گونه ای طراحی شده اند که «تا حد امکان اعتیادآور باشند و توجه شما را از لحظه حال دور کنند».

بنابراین، اگر پنجره‌های چت باز است و اعلان‌ها برای ایمیل‌ها، پیام‌رسان‌ها و رسانه‌های اجتماعی فعال هستند، زمان تمرکز سختی خواهید داشت. برنامه‌هایی را که نیازی ندارید ببندید و اعلان‌ها را تا حد امکان در بسیاری از برنامه‌ها خاموش کنید. یوسف می‌گوید: «تا زمانی که تنظیمات پیش‌فرض را نپذیریم، این فناوری‌ها تمرکز را برای مدت طولانی دشوار خواهند کرد.

برای کمک به تمرکز، محرک هایی ایجاد کنید
آیا در تمرکز مشکل دارید؟ سعی کنید از تداعی های شناختی استفاده کنید تا به مغز خود بفهمانید زمان تمرکز فرا رسیده است. ممکن است بخواهید قبل از شروع کار میز خود را خالی کنید، یا زمانی که پشت میز هستید شمع روشن کنید یا به نوع خاصی از موسیقی گوش دهید. اگر از خانه کار می کنید، پوشیدن لباس های خاص برای محل کار نیز می تواند به عنوان یک محرک مفید عمل کند.

یوسف می‌گوید: «مغز ما به تداعی‌های شناختی متکی است تا به ما کمک کند تا بفهمیم چه رفتاری مناسب – و نامناسب – در یک موقعیت خاص است و در وقت و انرژی ما صرفه‌جویی می‌کند. به عنوان مثال، اگر ما بین محیط کار خود و قرار گرفتن در حالت فوکوس ارتباط واضحی داشته باشیم، هر زمان که وارد آن محیط کاری می شویم شبکه های عصبی خاصی آتش می گیرند و مغز ما می داند که چه کاری انجام دهد.

با نگاهی به شاخص آناتومی کار آسانا در سال 2021، درباره چگونگی پیشرفت شرکت ها، تیم ها و افراد بیشتر بدانید.