چگونه کسب و کارها می توانند بهره وری – و مردم – را در اولویت قرار دهند | تجسم مجدد کار

در حال حاضر جهان از اثرات یک “استعفای بزرگ” در حال فروپاشی است – یک روند اقتصادی که در آن کارکنان تصمیم می گیرند از شغل خود استعفا دهند. در ایالات متحده، حدود 24 میلیون نفر بین آوریل تا سپتامبر سال گذشته ترک می کنند.

اکنون شرکت ها به دنبال راه هایی برای رفع این مشکل هستند. به عنوان مثال، نایک در ماه آگوست به کارکنان دفتر مرکزی خود یک هفته مرخصی رایگان داد تا “مسرخ” کند. مت مارازو، مدیر ارشد بازاریابی جهانی در نایک، می‌گوید: «رهبران ارشد ما پیام روشنی را ارسال می‌کنند: زمانی را برای آرام کردن، ناامید شدن و گذراندن وقت با عزیزان خود اختصاص دهید. کار نکن.”

با این حال، انتظار نمی رود که “کار نمی کند” یک استراتژی بلند مدت باشد. بنابراین کسب و کارهای موفق باید بدانند چه چیزی بر بهره وری فشار وارد می کند و چگونه با آن مبارزه کنند.

نفرین کار در مورد کار
این تا حدودی طعنه آمیز است که مردم ساعات طولانی تری کار می کنند، زمان بیشتری را صرف برقراری ارتباط در جلسات می کنند و در عین حال بهره وری کمتری دارند. طبق تحقیقات پلتفرم مدیریت کار آسانا، برای یک کارگر متوسط، فقط 26 درصد از زمان خود را صرف کارهای ماهری می کنند که برای آن استخدام شده اند و 14 درصد را صرف برنامه ریزی یا استراتژی می کنند.

سایمون اوکین، رئیس بین‌الملل در آسانا می‌گوید: «یکی از نفرین‌های محل کار مدرن، فعالیت‌هایی است که زمان را از کار معنادار می‌گیرد. این شامل برقراری ارتباط در مورد کار، جستجوی اطلاعات، جابه‌جایی بین برنامه‌ها، مدیریت تغییر اولویت‌ها یا پیگیری وضعیت کار است. هیچ کدام از آنها همان کار ماهری واقعی نیست که برای انجام آن استخدام شده اید.» مطالعه آسانا نشان داد که 60٪ از زمان یک فرد در محل کار صرف این “کار در مورد کار” می شود.

کار تکراری هم هست امروزه بیشتر کارها شامل بیش از یک تیم یا بخش است. با این حال، نحوه ساختار بسیاری از شرکت‌ها این را به حساب نمی‌آورد. بخش هایی مانند بازاریابی، فروش و امور مالی ممکن است ماموریت ها و اهداف مشترکی داشته باشند، اما کارهایی که انجام می دهند اغلب در سیلوها انجام می شود. این عدم هماهنگی و شفافیت می تواند منجر به تلاش های مضاعف شود. برای مثال، هم فروش و هم بازاریابی ممکن است گزارشی در مورد تأثیر تبلیغات ایجاد کنند.

اوکین می‌گوید: «ساعت‌ها را می‌توان صرف جمع‌آوری داده‌های مشابه، انجام تحلیل‌های مشابه و ساختن نمایش‌های مشابه کرد. در واقع، تحقیقات آسانا نشان می دهد که کارمندان 236 ساعت در سال را به دلیل تلاش های مضاعف از دست می دهند که نسبت به سال 2019 افزایش 27 ساعته داشته است.

چرا تعویض اپلیکیشن مغز را تخلیه می کند؟
یک چالش که مانع بهره وری می شود «تغییر زمینه» است. به طور متوسط، افراد برای انجام کار خود، 25 بار در روز بین 10 برنامه جابه‌جا می‌شوند. چند بار برای پاسخ دادن به یک ایمیل یا برای گرفتن تماس، کار روی یک پروژه را متوقف می کنیم؟ تمرکز را مختل می کند و انرژی ذهنی را تخلیه می کند.

شاید بتوان آن را «چند وظیفه‌ای» توصیف کرد، اما دکتر سحر یوسف، متخصص برجسته بهره‌وری و عصب‌شناس شناختی در دانشکده بازرگانی هاس دانشگاه کالیفرنیا، برکلی، استدلال می‌کند که مفهوم چند وظیفه‌ای در واقع یک افسانه است. او می‌گوید: «در اصل، این کار به سرعت از یک کار به کار دیگر تغییر می‌کند و سپس دوباره برمی‌گردد. متأسفانه، هر بار که این تغییر را انجام می‌دهید، هم بر روی زمان و هم برای انرژی خود «مالیات» می‌پردازید. به همین دلیل، تقریباً همیشه کارآمدتر است که روی یک چیز تمرکز کنید و بعد از اتمام کار به راه بروید. در غیر این صورت، هر بار که تغییر می دهیم، تخلیه می شود و تکمیل یک کار بیشتر طول می کشد.

O’Kane می‌گوید: «بیش از حد برنامه و تغییر زمینه که باعث ایجاد خطرات واقعی برای مشاغل می‌شود. با ادامه تحولات دیجیتال، رهبران کسب و کار باید به دقت در مورد برنامه هایی که روی آنها سرمایه گذاری می کنند فکر کنند و این که چگونه بر کارمندان تأثیر می گذارد. مسدود کردن زمان برای وظایف تعیین‌شده، استفاده از کنترل‌های اعلان‌ها و آسان‌تر کردن یافتن سریع موارد مورد نیاز برای افراد، می‌تواند به محدود کردن تأثیر اضافه بار برنامه و تغییر زمینه کمک کند.»

رفاه و محل کار
بر اساس نظرسنجی Asana – که بیش از 13000 کارگر دانش را در استرالیا، نیوزلند، فرانسه، آلمان، ژاپن، سنگاپور، بریتانیا و ایالات متحده مورد مطالعه قرار داد – علل اصلی فرسودگی شغلی به نحوه مدیریت کار مرتبط است. کار بیش از حد، عدم شفافیت در وظایف و نقش ها، و ناتوانی در قطع ارتباط از کار، مهم ترین عواملی بودند که به فرسودگی شغلی دامن می زدند.

تحقیقات آسانا نشان داد که کارگران بر این باورند که برخورداری از فناوری مناسب، افراد را قادر می‌سازد تا به نحو احسن کار کنند. انعطاف پذیری در ساعات کاری و وضوح اولویت ها و فرآیندهای کاری نیز برای کارگران ضروری است.

اوکین می گوید: «این به رهبران کسب و کار بستگی دارد که این خواسته ها را برآورده کنند. “در حالی که درک اینکه از کجا باید شروع کرد می تواند چالش برانگیز باشد، رهبران می توانند با تشخیص اینکه هر یک از این اولویت ها به هم مرتبط هستند شروع کنند.

ابزارهایی مانند Asana به سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا فرآیندهای مدیریت کار را ساده‌سازی کنند و تیم‌ها را قادر می‌سازد تا به‌جای افزودن لایه‌ای از پیچیدگی، به طور مؤثر با هم کار کنند. به عنوان مثال، با نگه‌داشتن تمام ضرب‌الاجل‌ها و به‌روزرسانی‌ها در یک فضای واحد، آسانا می‌تواند نیاز به جلسات غیرضروری وضعیت یا ایمیل‌های متعدد را صرفاً برای به‌روزرسانی پیشرفت پروژه برطرف کند.

با این حال، مقابله با این چالش ها نیز نیازمند تغییر ذهنیت است. O’Kane می گوید: “هیچ برنامه ای نمی تواند یک گلوله نقره ای باشد.” «مدیران همچنین باید کانال‌هایی را به تیم‌ها بدهند تا در مورد حجم کاری و نقاط فشار بازخورد ارائه کنند.»

فناوری نقشی را ایفا می‌کند، اما ارائه انتظارات روشن در مورد نقش‌ها و مسئولیت‌ها و یافتن زمان برای فریاد زدن درباره موفقیت نیز کلید ایجاد فرهنگی است که در آن هیچ‌کس در معرض خطر فرسودگی نباشد.

با نگاهی به Asana’s Anatomy of Work Index 2021 درباره چگونگی پیشرفت شرکت ها، تیم ها و افراد در سال آینده بیشتر بدانید.